Le remboursement de frais, une manière d’augmenter la rémunération ?

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, il arrive fréquemment que des dépenses soient réalisées par le travailleur alors que celles-ci sont directement liées à son activité professionnelle. Sauf en ce qui concerne les frais de déplacement ou si votre commission paritaire le prévoit, il n’existe souvent pas de disposition légale réglant la question des remboursements de frais. C'est donc aux travailleurs et à l'employeur de s'entendre sur ce point.

Rembourser les frais exposés par le travailleur peut toutefois constituer une manière simple et intéressante d’augmenter sa rémunération. En effet, étant donné qu’il s’agit d’un remboursement de frais, les sommes octroyées dans ce cadre par l’employeur ne sont pas considérées comme de la rémunération. Cela a pour conséquence que les montants octroyés ne sont pas soumis au paiement de cotisations sociales, ni au paiement d’un précompte professionnel.

Il faut toutefois être prudent et n’accorder au travailleur que des remboursements de frais couvrant des frais réellement exposés par le travailleur. A défaut, tant l’administration fiscale que l’ONSS pourraient considérer que les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération "déguisée" soumise à l'impôt et passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Le remboursement de dépenses par l’employeur peut prendre plusieurs formes :

• Frais réels : ils correspondent au remboursement des frais réellement exposés.  L'existence des frais doit être établie par des documents probants.  Il peut s'agir d'un relevé des frais, accompagné de justificatifs tels que tickets de restaurant, tickets de parking, relevés téléphoniques…  
• Frais forfaitaires : l’ONSS a publié un tableau reprenant une description des différents postes pour lesquels une évaluation forfaitaire sera acceptée ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ces frais peuvent être appliqués.  Ainsi, voici une liste non exhaustive des frais forfaitaires acceptés par l’ONSS : la connexion internet à domicile, les frais liés au télétravail, de parking et de carwash, de vêtements et les indemnités de repas en l’absence de chèque-repas.
• Frais forfaitaires via un ruling fiscal : il est également possible d’obtenir un accord du SPF Finance quant à des montants de remboursements de frais forfaitaires.

Dans tous les cas, l’employeur doit pouvoir démontrer la réalité des frais exposés par le travailleur. S’il opte pour les frais réels, il doit pouvoir démontrer l’exactitude des frais à l’aide de pièces justificatives. S’il opte pour les frais forfaitaires, il doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.