L'occupation d'un étudiant : les démarches de l'employeur
1. Sélectionner l'étudiant
L'étudiant doit avoir au moins 15 ans, ne plus être soumis à l'obligation scolaire à temps plein (il a terminé ses deux premières années de secondaire) et suivre en principe un enseignement de plein exercice ou une formation en alternance.
Attention, l'ONSS prévoit que l'employeur qui occupe un étudiant avec application des cotisations de solidarité (5,42%) doit démontrer, en cas de discussion ou de contrôle, qu'il s'agit bien d'un étudiant. Il peut par exemple le faire via une attestation d'inscription de l'étudiant dans un établissement d'enseignement pour l'année scolaire ou académique en cours. Ne sont pas retenus comme moyen de preuve suffisant :
- La déclaration sur l'honneur de l'étudiant,
- La carte d'étudiant,
- L'attestation student@work
Notre conseil
Assurez-vous que la personne recrutée est bien étudiante : demandez-lui une copie de son attestation d'inscription dans un établissement d'enseignement.
2. Vérifier le nombre d'heures disponibles
Le compteur student@work permet à l'employeur de vérifier s'il reste dans le contingent de l'étudiant des heures disponibles pour bénéficier du taux réduit de cotisations patronales sociales (5,42%).
A cette fin, l'étudiant doit préalablement s'inscrire sur le site studentatwork.be au moyen de sa carte d'identité électronique, d'un token citoyen ou d'un code d'accès. Après son inscription, il imprime une attestation avec un code d'accès à remettre à son futur employeur pour que ce dernier puisse avoir accès à son compteur.
L'étudiant peut également, suite à cette inscription unique, envoyer l'attestation à l'employeur depuis une application mobile. Ce compteur étant alimenté par l'ONSS (DIMONA et DMFA), le solde repris est un solde garanti.
L'employeur peut ensuite se rendre sur le site portail de la sécurité sociale et utiliser l'application "Consulter le contingent de l'étudiant". La consultation on-line permet de vérifier en temps réel le solde d'heures restant à l'étudiant (maximum 475 heures par an).
3. Conclure un contrat d'occupation étudiant
L'employeur et l'étudiant doivent conclure un contrat d'occupation d'étudiant écrit d'une durée déterminée de maximum 12 mois consécutifs, reprenant certaines mentions obligatoires.
Au-delà de cette durée, l'étudiant est considéré comme un travailleur ordinaire pour cet employeur. En outre, une fois considéré comme tel, l'Office National de Sécurité Social estime que le jeune ne peut plus conclure de contrat d'étudiant avec cet employeur. L'employeur ne pourra plus l'occuper qu'en s'acquittant de cotisations sociales pleines (+/- 25%).
Notre conseil
Réalisez des contrats de travail d'une durée inférieure à 12 mois et non successifs.
4. Réaliser une déclaration DIMONA avant le début des prestations
L'employeur doit effectuer une déclaration immédiate à l'emploi (DIMONA) au plus tard au moment où l'étudiant débute ses prestations. En cas de DIMONA tardive, des cotisations sociales pleines et un précompte professionnel seront dus.
Notre conseil
Effectuez une DIMONA de type STU avant le début des prestations de votre étudiant.
5. Tenir à jour le nombre d'heures réservées
Si l'occupation dure plus longtemps que prévu, l'employeur doit modifier le nombre d'heures réservées via une DIMONA de modification afin de bénéficier du taux de cotisations réduit pour toute la durée d'occupation.
Pour rappel, un étudiant est requalifié lorsque sa Dimona est tardive ou en cas de dépassement du contingent (max. 475h par année civile, tous employeurs confondus)
Pour les heures prestées non couvertes par une Dimona STU réalisée à temps ou hors contingent, l’étudiant est considéré comme un travailleur ordinaire et sa rémunération soumise aux cotisations ordinaires (au lieu des cotisations de solidarité) ainsi qu’au précompte professionnel.
Notre conseil
Si votre étudiant travaille plus que prévu, modifiez le nombre d'heures via une DIMONA de modification.
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Selon vos besoins, vous avez le choix entre différents types de contrat de travail :
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