Vos collaborateurs exposent certains frais dans le cadre de l’exécution de leur activité professionnelle ? S’il est possible de rembourser ces frais sur production d’un justificatif, l’employeur peut également utiliser certains forfaits acceptés par l’Office national de sécurité sociale et le Service public fédéral des Finances. On fait le point sur ces frais forfaitaires.

Un remboursement de frais professionnels

Certains travailleurs exposent des frais dans le cadre de l’exécution de leur activité professionnelle (exemples : frais de déplacement, de téléphonie, de bureau, …). Les remboursements des frais propres à l’employeur, c.-à-d. qui sont occasionnés par l’exécution du contrat de travail, ne constituent pas de la rémunération et ne sont donc ni assujettis aux cotisations de sécurité sociale, ni soumis à l'impôt. La charge de la preuve de la réalité et du caractère professionnel des frais remboursés repose sur l’employeur.

Les forfaits de remboursement de l’ONSS

L’Office national de sécurité sociale accepte certains forfaits de remboursements à des conditions déterminées. Quelques-uns de ces forfaits, d'application depuis le 1er octobre 2024, sont détaillés dans le tableau ci-après.
Frais Conditions du forfait Forfait
Voiture La voiture n’appartient pas à l'employeur et n’est pas financée par lui.
Le forfait inclut tous les frais		 0,4293 €/km (système d'indexation trimestrielle)
ou
0,4415 €/km (système d'indexation annuelle)
Parking Le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking.
Le véhicule est utilisé principalement à des fins professionnelles.		 15 €/mois
Bicyclette La bicyclette appartient au travailleur. 0,35 €/km
Frais Conditions du forfait Forfait
Séjour en Belgique Le travailleur ne peut pas rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné.
Le forfait couvre le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner.		 35 €/nuit
Voyage de service à l’étranger de 30 jours calendrier maximum Le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt en Belgique.
Si l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi du forfait, le montant de celui-ci doit être diminué de 35 % pour le repas de midi, 45 % pour le repas du soir et de 20 % pour les menues dépenses.		 Indemnité forfaitaire journalière 1 (IFJ1) de la liste des indemnités forfaitaires journalières par pays*
Voyage de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier Le salaire perçu par le travailleur pour ces jours doit être soumis à l'impôt en Belgique.
Si l'employeur prend également des frais de repas ou des menues dépenses en charge, en plus de l'octroi du forfait, le montant de celui-ci doit être diminué de 35 % pour le repas de midi, 45 % pour le repas du soir et de 20 % pour les menues dépenses.		 Indemnité forfaitaire journalière 2 (IFJ2) de la liste des indemnités forfaitaires journalières par pays*
Frais Conditions du forfait Forfait
Travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile Le travailleur effectue structurellement et régulièrement une partie de son travail à la maison et y dispose d'un espace pour effectuer son travail OU le travailleur dispose d'un endroit de travail chez son employeur et sa fonction exige qu'il travaille régulièrement à la maison. Pour les travailleurs qui tombent dans le champ d'application de la loi sur le temps de travail, ce forfait n’est pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail organisé par leur employeur.

Le forfait couvre les frais de chauffage, d’électricité, de petit matériel de bureau...		 154,74 €/mois
Travailleurs à domicile La rémunération à prendre en compte est limitée à la partie de celle-ci relative aux prestations à domicile. 10 % de la rémunération brute
Télétravailleurs La rémunération à prendre en compte est limitée à la partie de celle-ci relative aux prestations en télétravail. 10 % de la rémunération brute
Ce régime est terminé depuis le 1er juin 2022 et cette indemnité peut uniquement être encore octroyée aux travailleurs la recevant déjà avant cette date, et pour autant que la partie télétravail n'ait pas augmenté
Utilisation professionnelle d’une connexion internet privée Le travailleur utilise sa propre connexion internet à des fins professionnelles.

L'employeur n'intervient pas d'une autre manière pour ces frais.		 20 €/mois
Utilisation professionnelle d’un PC privé Le travailleur utilise son propre PC à des fins professionnelles.

L'employeur n'intervient pas d'une autre manière pour ces frais.		 20 €/mois
Utilisation professionnelle de matériel informatique privé sans PC privé Une indemnité de 5 €/mois par appareil pour usage professionnel de matériel informatique privé : 2ème écran d’ordinateur, imprimante, scanner.

Max. 10 €/mois.

L’employeur met un PC à disposition du travailleur.

L’employeur n’intervient pas d’une autre manière pour ces frais.		 10 €/mois

Le SPF Finances accepte également des forfaits de remboursement de frais. Certains sont identiques aux montants acceptés par l'ONSS, d'autres sont différents.