Dans le cadre de la réforme du droit des sociétés et des associations du 1er mai 2019, le législateur a posé les bases afin de rendre possible la modernisation/digitalisation d’une série de processus liés à la vie des personnes morales.

Après avoir notamment permis la tenue de registres des titres électroniques et la tenue d’assemblées générales à distance, il est désormais possible de constituer une personne morale en ligne et d’avoir accès à toutes les versions des statuts en ligne.
 

Constitution d’une personne morale en ligne

Depuis le 1er août 2021, les entrepreneurs qui souhaitent constituer une personne morale ne doivent plus se rendre obligatoirement chez le notaire pour apposer leur signature sur l’acte authentique mais peuvent signer l’acte par voie numérique et à distance, lors d’une vidéoconférence.

Concrètement, la création d’une personne morale en ligne se fait via le site internet www.startmybusiness.be.
L’entrepreneur peut s’identifier avec son eID ou via l'application itsme. Une fois sur la plateforme, il peut remplir les données dont le notaire a besoin pour pouvoir établir l'acte constitutif.

Actuellement, cette plateforme permet de constituer des SRL, SC ou SA mais la constitution d’autres formes légales sera possible à l’avenir. Cette numérisation n’engendre aucun coût supplémentaire pour les entrepreneurs et le choix du notaire reste entièrement libre. En cas de suspicion de fraude, une comparution physique peut toujours être demandée par le notaire. 

La Belgique est le premier pays de l'Union européenne où les notaires proposent ce service en ligne depuis le 1er août 2021 (date prévue par la directive européenne désormais transposée en droit belge). Il s’agit d’une belle avancée !

Attention, les entrepreneurs doivent garder à l’esprit que la constitution d’une personne morale n’est pas une démarche anodine. Les conseils du notaire et du Guichet d’entreprises restent indispensables préalablement à la constitution de la personne morale ! Par exemple, il est indispensable que l’entrepreneur vérifie avec l’aide du Guichet d’entreprises, s’il dispose des autorisations nécessaires à l’exercice de l’activité envisagée (accès à la profession, carte professionnelle, …).

Pour plus d’informations, nous vous invitons à parcourir la FAQ du site.

Conservation électronique des statuts coordonnés

Une grande nouveauté est de pouvoir consulter les statuts coordonnés des personnes morales en ligne via www.notaire.be/statuts. Il s’agit des statuts résultant d’actes notariés, depuis la constitution jusqu’à la dernière version.

Les délégations statutaires du pouvoir de représenter une personne morale à l’égard de tiers, leur modification et leur suppression partielle ou complète sont également accessibles via cette base de données.

Cette base de données fait partie du dossier de la personne morale tenu au greffe du tribunal de l’entreprise.  Les statuts déposés à partir du 1er mai 2019 sont disponibles via cette base de données et les statuts antérieurs au 1er mai 2019 peuvent toujours être consultés au greffe du tribunal de l’entreprise. 

Enfin, des copies électroniques certifiées peuvent être délivrées sur demande. Cette authentification s'effectue via un système de signature électronique de la Fédération du notariat (Fednot).